“信息不存在”的答复，先把检索做扎实

“信息不存在”是信息公开办理中最常见的答复方式之一。 现行《政府信息公开条例》（2019年修订）第三十六条第（四）项：经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在。结论只有一句，前提却是一整套检索：查了什么、范围多大、过程留没留痕，决定这份答复答不答得住。

一、难点在哪：一句“不存在”，靠什么站得住？

申请的事项查不到，是办理中经常遇到的情况。按现行条例第三十六条第（四）项答复“不存在”，本身有明确依据；难点不在能不能这样答，而在“检索”两个字怎么落实。查了哪些载体、范围够不够、过程有没有记录，这些环节拿不准，答复在后续内部审核、复议、诉讼中就容易被重新审视。

具体来说，容易拿不准的主要是三件事：一是检索范围怎么定，只查了承办科室、只查了一个系统，够不够支撑全机关范围的判断？二是申请人提供的线索怎么用，申请里写明了时间、文号、事项名称，这些线索要不要逐一核对？三是过程怎么留痕，如果日后被问到“当时查了什么”，用什么材料说明？

💡要点“不存在”的成立前提，是查找、检索义务已经尽到；查没查、怎么查，往往比结论本身更容易被追问。

二、怎么分析：查什么、怎么查、留什么？

“信息不存在”的办理逻辑是三层递进的：先看申请内容指向的是不是政府信息，再判断本机关是否可能制作、获取或者保存，最后才是检索并答复。第一步的判断有明文依据：现行《政府信息公开条例》（2019年修订）第二条规定，政府信息是行政机关在履行行政管理职能过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。前两层决定检索范围，第三层决定答复能否成立。

先说范围。建议先拆解申请事项：申请的是文件、记录、报告还是台账，可能由哪个科室制作，可能保存在纸质档案、电子系统还是历史机构的移交材料里。实践中有的材料在业务系统里搜不到，纸质卷宗里却存着。所以承办科室、档案室、各业务系统要一处一处查到，再下判断；一个科室、一个系统、一份台账的检索结果，通常不足以支撑全机关范围的“不存在”结论。

线索本身就是现成的检索条件。申请中写明的时间、地点、文号、事项名称、关联材料，都可以直接变成检索的关键词。可以注意两点：线索对应的年份、业务线、文件类型，是否都纳入了检索；线索指向的载体，比如专项台账、纸质卷宗，是否单独查过。

检索之外，还有协查。检索的系统、关键词、时间、经办人员、检索结果，逐项记录；需要其他科室、下属单位或者历史承办部门协查的，协查事项和反馈内容一并留存。这些材料答复时未必用得上，但在内部审核、复议、诉讼中，它们是说明“检索已尽”最直接的依据。

答复发出前，再复核一遍。看同类、替代或者关联材料是否都已覆盖，信息是否已移交档案馆，或者本就不属于本机关制作、保存。这些情形在现行规则下对应不同的答复方式，“不存在”只对应“经检索没有”这一种。口径区分清楚了，答复会更稳。

💡要点范围跟着申请内容走：科室、档案、系统、纸质载体逐类过一遍；申请人的线索，是检索的现成条件。

三、有案为证：审查的重心，是检索义务有没有尽到

罗元昌诉重庆市彭水苗族土家族自治县地方海事处政府信息公开案，是这一主题的指导性案例（最高人民法院指导案例101号）。2014年11月，因船舶财产损害赔偿纠纷需要，罗元昌向海事处申请公开两类信息：该处及县港航管理处的设立、主要职责、内设机构和人员编制文件；“兴运2号”等船舶2008年至2010年发生的安全事故及相关海事调查报告等材料。申请同时附上了乌江彭水水电站断航碍航问题调查评估报告、关于电站蓄水造成船舶搁浅事故的情况报告等材料——事故的时间、地点、类型都有具体线索。

2015年1月，海事处对事故材料答复“经查该政府信息不存在”。案件经复议、诉讼，重庆市第四中级人民法院最终确认该告知行为违法。裁判要点明确：被告以政府信息不存在为由答复的，人民法院应审查其是否已经尽到充分、合理的查找、检索义务；申请人提交了信息系由被告制作或者保存的相关线索等初步证据后，被告不能提供相反证据并举证证明已尽到充分、合理的查找、检索义务的，其“不存在”的主张不予支持。

该案当时适用2008年施行的《政府信息公开条例》第二条、第十三条等规定。2019年修订后，现行条例第三十六条第（四）项将“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”明确为法定答复方式；2025年6月1日起施行的《最高人民法院关于审理政府信息公开行政案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2025〕8号）第五条第六项进一步要求：“被告主张政府信息不存在的，应当就其已尽合理检索义务等事实举证或者作出合理说明。”从裁判规则到现行条文，这一点是延续的：以“不存在”作出答复，检索的过程要能够说明、能够出示。

💡要点指导案例101号印证：审查的重心是检索义务有没有尽到；线索越具体，检索证据越要跟得上。

四、具体怎么做：拆申请、定范围、留痕迹，七个动作走完

1.先拆申请事项。分清申请的是文件、记录、报告还是台账；区分“提供已有信息”与“要求制作、加工、分析”——后者按现行条例和法释〔2025〕8号的相关规定处理，不适用“不存在”答复。

2.再定检索范围。列出可能制作、获取或保存信息的科室、档案室、电子系统和纸质载体，逐一检索，不局限于承办科室。

3.核对申请人线索。时间、地点、文号、事项名称、关联材料，逐项纳入检索条件。

4.协查写明、反馈留痕。需要其他科室或单位协查的，写明检索范围和线索；反馈的系统、关键词、结果一并留存。

5.形成检索记录。检索时间、人员、载体、关键词、结果、未找到的原因，逐项可查。

6.答复前复核。区分“不存在”与“不掌握”；核查信息是否已移交档案馆、是否属其他机关职责范围；答复期限按现行条例第三十三条执行——不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复。

7.同步归档。申请书、检索记录、协查材料、答复文书、送达凭证，纸质、电子一起留。

💡要点检索记录、协查反馈、答复文书同步归档；期限按现行条例第三十三条执行，20个工作日内答复。

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写在最后

“不存在”答的是申请，撑住它的是检索。把检索范围和申请内容对齐，把过程记录留完整，这份答复在内部审核、复议、诉讼里就都有据可说。先把检索做扎实，把痕迹留完整。

作者：周耀斌

浙江六和（温州）律师事务所

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